Teaching Public Speaking Skills

I have been teaching public speaking skills since 2014. However, this year has been special because I am celebrating my 20th anniversary teaching a wide array of skills. I started my journey teaching pre-ballet classes, adult ballet, flamenco, modern dance, creative dance, dance fitness, ESL and now public speaking skills.

My Teaching Philosophy

My philosophy as a teacher, product of a background in performing arts, TESL, Toastmasters and Conference Interpreting, has evolved thanks to every student I’ve met along the away and can be summarized as follows:

  • I love to teach fundamental skills. I believe that if students have a strong foundation they can go on to developing their own learning.
  • I believe in positive and honest feedback. This approach takes a great deal of humility, respect and the ability to observe, diagnose and offer strategies based on different learning styles.
  • Hands-on learning. Why? Ask Confucius: I hear and I forget. I see and I remember. I do and I understand.
  • In order to keep teaching I have to keep learning. Based on the principle that I can only teach what I know, I study and stay open to comments from students and fellow trainers.

Teaching Highlights of 2017

I generally teach Public Speaking skills for non-native professionals, and this year, for the first time, I have a review in Spanish. If you would like to get an idea of what my classes look like, go ahead and have a look.

Fortunately for me, that has not been the only review this year. Conference interpreter Aida González del Álamo was kind enough to publish a review of one of the workshops I taught as part of the InterpretimeBank program to reward its supporters. These workshops are unique in their kind because they bring together conference interpreters and speakers, both as trainers and as students.

Bringing Conference Interpreters and Speakers Together

Brussels1Conference interpreters often complain about speakers’ poor performance, but there are very few opportunities to discuss this issue and see how communication could be improved.

During the public speaking workshops I taught in Madrid and Brussels, we all learned some valuable lessons that I would like to share with you.

  1. Speakers and interpreters are a team with a common goal: communicating a message perceived as important by the speaker. We often ignore what our “teammate” does and the pressure each side has to face.
  2. Oftentimes, speakers get to be in conferences as a result of their position in an organization, but this doesn’t mean that they have had proper (or any) training to improve public speaking skills. Therefore, they may not have the necessary strategies to cope with problems such as nerves and anxiety, voice projection, articulation, speed, rhythm, logic, structure and relevance of the content.
  3. Interpreters sometimes forget all the pressure that speakers face when delivering a speech or giving a presentation.

Quotes from Students in Brussels

Read and draw your own conclusions.

Speakers are not as used as interpreters to receive feedback from their peers, so it’s useful to practice public speaking in a group. We can learn from our own mistakes just as much as we learn from seeing how others cope with theirs.

It is easy to see what aspects a speaker should improve from the outside, but it’s not easy to put oneself in their shoes and stand the pressure that comes with speaking in public. Only by doing that can we provide constructive feedback and help the speaker improve.

Practicing in a relaxed environment helps us to improve so we can later face less friendly situations.

   Being aware of one’s own breathing at a time of tension is quite difficult. That is why it’s important to practice breathing exercises that improve voice projection separately.

This workshop has taught me that breathing correctly and having the right posture can help shape the speech and reduce anxiety.

 Pauses help with intonation, which in turn make it easier for the audience to understand what has been said.

 Much like an interpreter, a speaker can really improve by practicing and receiving feedback, but also by giving feedback to others.    

Brussels2

My conclusion

Both speakers and interpreters benefit from getting some public speaking training. Join a club, take some workshops, get a coach. Ultimately we both are “the voice” in charge of delivering the same message to a multilingual audience, therefore, the necessary skills should be up to par on both sides.

Credits:  Photos and art –Lia Giralt. Proofreading –Nuria Campoy Sánchez. Communication –Anna Svalova, Mónica Díaz.

 

 

 

Anuncios

REPRIS, el nuevo grupo de prácticas de interpretación de conferencias en Madrid

Qué mejor manera de revivir este blog que con una buena noticia: hay un nuevo grupo de prácticas formado por y para intérpretes con acceso a cabinas de simultánea.

El grupo, que lleva por nombre REPRIS (Red de Práctica de Interpretación Simultánea), es el resultado del incansable trabajo de Andrea Nieto Wisniewska y de María Méndez Blanck-Conrady.

IMG-20171120-WA0001

Ambas fundadoras estudiaron un máster de interpretación de conferencias muy intensivo (el MACINT en Manchester en el caso de Andrea, y el MIC de La Laguna en el caso de María) en el que se le daba mucha importancia a la colaboración y solidaridad entre estudiantes, o futuros colegas, como me gusta llamarles. Por ello, estaban acostumbradas a preparar discursos que después pronunciaban para que sus compañeros pudieran practicar, y después se escuchaban unos a otros para ofrecer comentarios de mejora.

office-2463928_640

De la misma manera que muchos otros intérpretes recién graduados, como fue el caso de mis compañeras y ahora socias en InterpretimeBank, María y Andrea detectaron lo difícil que era mantener el nivel de las habilidades que tanto trabajo les había costado adquirir y que necesitarían para entrar en el difícil mercado de la interpretación de conferencias. La dinámica del trabajo en equipo les hacía falta y al volver a Madrid tras terminar sus estudios de máster se vieron enfrentadas a esta carencia.

Así fue como decidieron tomar las riendas de la situación para intentar suplir esta
falta. Se pusieron en contacto con la coordinadora del área de interpretación del grado de Traducción e Interpretación de la UAM, Verónica Román, para saber si sería posible acceder a la sala de cabinas para practicar y ofrecieron abrir el grupo también a los estudiantes del grado.
Desde el primer momento contaron con el total apoyo de Verónica y de otros profesores del grado. De hecho fue Verónica la que les propuso el nombre de REPRIS, que son las siglas de Red de Prácticas de Interpretación Simultánea, pero además “tener reprís” significa ser ágil mentalmente, una cualidad ineludible a la hora de interpretar.

La primera sesión del grupo será el próximo 29 de noviembre de 12:00 a 15:00 en la sala de cabinas del módulo 2 bis de la Facultad de Filosofía y letras de la UAM, solo que ha tenido tal éxito que ya se ha cerrado la convocatoria. Sin embargo, si te interesa participar en el grupo y recibir futuras comunicaciones, puedes rellenar este formulario.

REPRIS en cifras:chart-2779113_1280

  • Se han inscrito 47 intérpretes y estudiantes de interpretación.
  • Lenguas de los participantes: español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, árabe, catalán, polaco, rumano y ruso.
  • Para las primeras sesiones, nos vamos a centrar en la práctica de la
    interpretación hacia y desde español, inglés y francés y posiblemente también italiano y alemán.

Ahora me permito comentar algunos de los beneficios menos obvios de los grupos de prácticas para que el entusiasmo de esta primera sesión se mantenga a lo largo del tiempo y REPRIS pueda arraigarse entre los intérpretes de Madrid.

writing-828911_1280

Uno de los requisitos para participar en el grupo, es el de traer y pronunciar un discurso. Esto implica dedicarle unas horas a preparar un buen discurso diseñado según el nivel y los objetivos específicos que se quieran trabajar. Para nosotros como intérpretes, preparar discursos ofrece muchas ventajas:

  1. Nos permite practicar nuestras habilidades de oratoria.
  2. Si vamos a pronunciar el discurso en nuestra lengua B o C, será una excelente oportunidad para pulir esas lenguas de trabajo.
  3. Nos aporta una motivación adicional para mantenernos al día con lo que pasa en el mundo, o para investigar temas sobre los que habitualmente no leemos, pero a los que nos podríamos enfrentar en un futuro (les contaré mi experiencia en este sentido a los que vayan a la primera sesión).
  4. Nos permite cerrar el círculo de la colaboración: todos hacemos el esfuerzo por traer material útil, además de nuestro valioso feedback.

Por último, nos ha quedado claro que los grupos de prácticas ofrecen una excelente people-2557396_1280oportunidad para practicar y cultivar las habilidades que necesitamos para desempeñar nuestro trabajo con calidad. Pero además, tienen la enorme ventaja de ser un punto de encuentro para reunirnos y hablar de nuestras inquietudes, de los problemas a los que nos enfrentamos y de las estrategias que aplicamos para solucionarnos. ¿Se acuerdan de la famosa frase de “la unión hace la fuerza”?

Los invito a que nos unamos con fuerza a la iniciativa de María y Andrea para que el entusiasmo que ha despertado entre nosotros permita que REPRIS se arraigue y perdure en nuestra comunidad de interpretación colaborativa.

Práctica deliberada para intérpretes de conferencias: Parte I

Uno de los aspectos más maravillosos de nuestra profesión es la diversidad de los caminos que nos traen a esta profesión. Éste es mi caso. En una vida anterior estudié la licenciatura de pedagogía de la danza y ejercí como bailarina y como profesora de danza. Gracias a esta formación conocí desde una edad muy temprana el concepto de la práctica deliberada.

Me llamaba la atención ver que después de 8 a 10 años de formación, cuando una bailarina o un bailarín llegaban a ser solistas de una compañía, no solo tomaban clases como todos los demás, todos los días, sino que tenían sesiones de ensayo con varios expertos que podían ser coreógrafos, directores artísticos y algunos otros cargos. Además, su rutina diaria incluía sesiones de pilates, yoga o entrenamiento en el gimnasio. En otras palabras, mientras más avanzaban en su carrera, más trabajo guiado y supervisado tenían. En el mundo de la danza, de la música y del teatro que conocí tan de cerca, la “práctica deliberada” era la regla. En estos ámbitos de altísimos niveles de especialización, los ejecutantes al ser más expertos no usaban menos al coach ni abandonaban nunca la repetición de habilidades fundamentales. Ésta es la idea con la que crecí y  me pareció natural aplicarla a la interpretación de conferencias, pero resulta que no es tan común.

¿Qué es entonces la práctica deliberada?

La práctica deliberada, a través del diseño de tareas muy específicas, de feedback especializado y de una constante reflexión, nos lleva a convertirnos en expertos en nuestro campo.

ballet-class
Fotografía de Angie Chung

En el caso de la danza, la práctica deliberada podría consistir en ir al estudio a practicar las correcciones que nos han dado en clase, ir a clase de pilates a trabajar algún grupo muscular que necesite refuerzo, ir a clase de técnica a centrarse en algún aspecto en particular con toda consciencia y con toda la concentración del mundo.

Para un intérprete, la práctica deliberada queda muy bien representada en un programa de formación de maestría, en el que vamos a clase a hacer discursos y obtenemos feedback constantemente de nuestros tutores que han diseñado las actividades que realizamos. También contaría como práctica deliberada dedicarle algunas sesiones a  alguna técnica en especial, concentrarse solamente en las cifras, la reformulación, o leer la prensa tomando notas, o trabajar la toma de notas a partir de textos. Todo esto con toda concentración y haciendo un trabajo de reflexión consciente y constante.

¿Qué la hace diferente de la práctica común y corriente?

La diferencia más palpable es que la práctica entendida como la simple repetición de una actividad durante años, puede llevar al estancamiento y a la adquisición de automatismos que no nos convertirán en expertos.

En una clase de ballet que tomé con un profesor que era una eminencia, una vez nos dijo lo siguiente: a mí no me interesa que trabajen más, sino que trabajen mejor. No quiero que vengan a “perfeccionar sus errores”, sino que vengan a concentrarse en corregirlos.

Para que la práctica sea realmente deliberada debe cumplir con las siguientes condiciones:

  • Se deben realizar actividades que han sido específicamente diseñadas para mejorar nuestro desempeño.
  • Debe haber una reflexión previa a la sesión de práctica (objetivos, expectativas sobre el proceso, resultados esperados).
  • Implica muchos años e incontables horas de dedicación.
  • A menudo se cuenta con la ayuda de un maestro o tutor.
  • La actividad diseñada se puede repetir muchas veces.
  • Se debe disponer de feedback sobre los resultados de cada actividad o sesión.
  • Se requiere de un gran esfuerzo mental, y puede no ser la cosa más divertida del mundo.
Startup Stock Photos
Startup Stock Photos

En mi caso personal, obtuve una muy buena dosis de práctica deliberada durante el máster, pero después de acabar la formación, tenía claro que me quedaban aspectos de la profesión que quería mejorar. Un diploma, como había aprendido en el mundo de la danza no marcaba un “final de trayecto” sino simplemente un hito para seguir avanzando.

Aunque los encargos de trabajo sin duda nos aportan mucha experiencia, no son el lugar para practicar ni experimentar. Los clientes nos pagan por nuestros servicios, la práctica debemos hacerla por nuestra cuenta.

En la segunda parte de este tema analizaré con más detenimiento cada uno de los elementos de la práctica deliberada y cómo se aplican a la interpretación de conferencias.

Mientras tanto, si desean leer más sobre este tema, los invito a consultar las fuentes que usé para esta entrada:

Cobb, Jeff (2010) How Do You Get to Carnegie Hall? 8 Keys to Deliberate Practice. Recuperado de http://www.missiontolearn.com/deliberate-practice/

Colvin, Jeff (2008), Talent is Overrated: What Really Separates World-Class Performers From Everybody Else, Nueva York, EE.UU.: Penguin Group.

Recursos Útiles para la ONU

¿Estás pensando en hacer el examen de acreditación de Ginebra?

En enero de 2016 me acredité como intérprete “freelance” de cabina española en la ONU de Ginebra. Después de acabar el Máster en Interpretación de Conferencias en 2013 pasé un poco más de dos años perfeccionando mis idiomas, adquiriendo tablas y estudiando específicamente para este examen.

En el camino, recibí consejos muy valiosos de algunos compañeros que ahora quisiera compartir con ustedes. Pero antes, quiero aclarar que el examen de acreditación no es una prueba estandarizada y puede variar de una convocatoria a la siguiente.

Lo primero es conocer el esqueleto

Varios compañeros con mucha experiencia me recomendaron literalmente “hacerme un Excel con la estructura de la ONU”. La idea de replicar consiste en analizar la información, procesarla y reorganizarla de una forma que tenga sentido para ti. En mi caso, como mi objetivo era Ginebra, puse especial atención a las comisiones, comités y consejos con sede en esta ciudad.

Como punto de partida, me dirigí al organigrama de las Naciones Unidas.

Empecé a leer todo lo que pude sobre la Asamblea General y a entender el funcionamiento del debate anual.

A continuación estudié en profundidad la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos. Es muy importante saber cuál es su misión, su estructura y su relación con el resto del sistema ONU.

Además hay que conocer bien el Examen Periódico Universal, el Consejo de Derechos Humanos  y los Órganos de Tratados.

Sala del Consejo de DDHH
Sala del Consejo de Derechos Humanos. Foto de Aline Casanova.

¿A qué me refiero con que hay que conocerlos bien?

  • A entender su estructura, razón de ser y temas de actualidad.
  • A conocer la terminología más importante, las siglas y los actores clave.

En este sentido, habrá que estudiar a conciencia cada uno de los siguientes comités y subcomités, para lo cual viene muy bien estudiarlos por separado y con tiempo suficiente, y explorar la sección de noticias, porque suelen venir discursos y declaraciones bastante recientes.

Los siguientes temas de estudio serán la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD) y Desarme.

La práctica

Como pueden ver, la cantidad de información con la que hay que familiarizarse, es cosa seria. Es muy importante automatizar algunas de las frases protocolarias que salen con frecuencia, así como las siglas y la terminología más básica de cada apartado. Resulta evidente que leerlo muchas veces no es suficiente.

En mi caso, construí glosarios a partir de los documentos que iba leyendo en mis tres idiomas de trabajo y después los subí a Quizlet para ayudarme a memorizar frases y términos. Hay muchas otras herramientas útiles en esta tarea, pero yo le soy fiel a Quizlet desde hace años porque me permite crear fichas bilingües y hay un sistema de voz que me lee los términos tanto en el idioma de origen como en el de destino. Además, tiene varias modalidades de estudio y algunos juegos, con lo cual, en pocos minutos refresco la memoria y hasta me divierto un poco.

La práctica de discursos de manera dosificada y organizada es muy importante también. A mí me resultó “más fácil” (nada en este proceso fue fácil) centrarme en un comité por ejemplo y dedicar un día a leer, preparar glosario y memorizar, y el siguiente dedicarlo a hacer discursos. Es muy importante hacer discursos con mucha frecuencia. De hecho un par de meses antes del examen intenté hacer dos discursos de cada combinación todos los días.

¿De dónde los saqué?

Los de la Asamblea General, los saqué de aquí. Conviene estar pendientes porque en septiembre comenzará una nueva sesión.

Para optimizar el tiempo, elegí los países que quería estudiar y los prioricé según mis intereses y carencias  específicas. Una vez que eliges un país, se abre un enlace en el que podrás leer un resumen de la declaración del mandatario, descargarte el pdf en el idioma original (muchas veces también en otros idiomas oficiales), ver el video de la intervención y descargarte los audios de en otros idiomas.

Esta herramienta me parece especialmente valiosa porque te permite escuchar y aprender muchísimo de excelentes intérpretes, además de darte una visión general de los temas más importantes que preocupan a la ONU y a cada país. Como ejercicio de velocidad, de práctica con distintos acentos y de cultura general, es inigualable.

Para practicar con las sesiones de los órganos de tratados, hay que ir a webtv.un.org. La información no está organizada de la misma manera que la AG, pero sirve muchísimo poder ver una sesión y poder descargarse los documentos de trabajo.

Algunos ejercicios útiles

Los ejercicios que me resultaron más útiles y que me recomendaron algunos generosos compañeros, fueron los siguientes:

  • Traducción a vista. Hay que hacer mucha traducción a vista. Aprovecha este ejercicio para extraer terminología, para practicar la reformulación y para practicar la velocidad. A veces practicaba con otro compañero y echábamos carreras para ver quién terminaba primero. A veces practicaba yo sola y me cronometraba. Después repetía el mismo discurso pero me ponía como meta hacerlo en el 80% del tiempo.
  • Prácticas con feedback. Hacer tus discursos con otro intérprete que te escuche y te dé feedback es infinitamente útil. En este proceso empecé a usar InterpretimeBank para poder organizarme con mis compañeros que estaban repartidos en entre Colombia, Marruecos, España, París y Ginebra. Yo estaba en México, así que la única manera de concertar citas fue por medios electrónicos. Para optimizar el tiempo que mis compañeros me dedicaban, fue muy importante escoger bien los discursos que iba a practicar, fijar objetivos, y estar muy receptiva a lo que me decían. Les estaré agradecida siempre.
  • Simultánea con texto. Para este examen es muy importante saber trabajar con textos. Hacer una simultánea que va un ritmo de 200 palabras por minuto, es ya un reto. Pero además hacerla con un texto denso delante, puede ser un arma de doble filo, porque hay que dedicarle atención a un elemento más. Sin embargo es importante saber utilizar el texto como apoyo haciendo traducción a vista (al mismo tiempo que haces todo lo demás), pero siempre escuchando al orador para no dejarte llevar por la palabra escrita. Practica algunas estrategias para saber qué hacer en caso de que el orador se salte trozos de texto, o que acelera a tal velocidad que te tengas que encontrar una manera airosa de resumir, cerrar la frase con elegancia y alcanzarlo sin perder la coherencia del mensaje.
  • Grabarte y escucharte. Este ejercicio me resultó un poco menos útil y más doloroso, así que solamente lo hacía un par de veces por semana y tomaba muestras cortas de mis prestaciones. Se aprende mucho y me ayudaba a mejorar a nivel estético sobre todo, pero en aquel momento me parecía mucho más importante hacer la mayor cantidad de discursos posible.

Otra tanda de enlaces útiles

Creo que esta es la entrada más larga que he escrito en toda mi vida, pero no puedo terminar sin compartir algunos enlaces muy útiles para consultar terminología. Además de que será indispensable para trabajar con precisión, mientras más asimilada tengas la terminología, más te beneficiarás en términos de velocidad. Los he usado tanto en la preparación del examen, como en la preparación de cada una de las reuniones en las que he trabajado.

  • Glossaire onusien à l’usage des néophytes. Se trata de un glosario disponible en francés e inglés publicado por la Misión Permanente de Francia ante la ONU de Nueva York.

  • UNTERM. Es la base de datos terminológica de las Naciones Unidas. Indispensable.
  • La Paginilla. Es una recopilación de documentos de referencia en constante actualización por la Sección de Traducción al Español de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra.
  • Dudario del Servicio de Traducción de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra.

Espero que esta entrada les resulte útil que les ayude a facilitar un poco la navegación del intricado, aunque fascinante mundo de la Organización de las Naciones Unidas.

 

 

 

 

The WISE Experience 

Last July I was finally able to attend a WISE workshop in the beautiful city of Valencia. Being a staunch believer in continuous practice in pedagogical environments, I had been looking forward to polishing up some skills in a relaxed environment that is well known for the high quality of the feedback provided.

DSC_0799.JPG
Photo by Hannah Bernauer

Goals

When you sign up for a week-long workshop you probably have some things that you want to work on. I personally believe that before you go into a training session of any kind, you should have one or two goals in mind in order to make the most out of it. At the same time, you should stay humble and receptive to what your peers say.

In my case, I signed up with two very clear goals in mind:

  1. I wanted to brush up on my English retour.
  2. I wanted to get some pointers on my FR>ES combination.

Before you begin

Once your application has been accepted, you are requested to write 6 speeches in your A language, three for consecutive and three for simultaneous practice. The organizers send a document with excellent tips for writing a good speech, and with a good reminder of why writing speeches is good for you! In a nutshell, writing practice speeches helps your process and organize information, it increases your general knowledge, and helps you practice your public speaking skills when you get to deliver your speech for your peers.

Once you get there

The University is located in one of the most beautiful areas in Valencia, a sunny Mediterranean city with good food, reasonable prices and excellent public transportation.

The organizers, Jose Sentamans and Joe Burbidge will welcome you with thir dynamic personalities and give you sense of ease because every detail has been taken care of.

Let the practice begin!

You will start practicing and giving feedback from day one. The sessions are an hour and a half long and believe me, they are intense. Depending on the language combinations you signed up for, on a regular day you can have anywhere from one to three sessions, so it is a good idea to be well rested and fully available.

The balance between practicing, giving feedback and reading speeches is quite balanced throughout the week, although once again, depending on your combination, one of those activities might end up taking more time than the rest.

What makes WISE great

Joe and Jose have worked hard to make sure that the workshop runs like clockwork.

Practicing in a friendly environment where there are no real clients makes gives you a certain freedom to “go all out”. Thanks to this atmosphere I was able to experiment with language in a way I normally wouldn’t risk in the booth, and because you have constant feedback you quickly realize what works and what doesn’t.

The evening dinners. Being a freelance conference interpreter can be a lonely journey. It was great to meet with colleagues from Spain, Canada, Germany, Switzerland, Brussels and France and discuss issues such as quality, client education, or work-life balance while enjoying some excellent Spanish wine and food!

The quality of the feedback offered by your peers. When you get a group of highly trained and/or experienced interpreters you will definitely get good comments. I very much appreciated the general attitude of mutual help.

The price! Being on a budget and getting all of these benefits without ending up broke is definitely a plus.

DSC_0698
Photo by Hannah Bernauer

Some final tips that went around

I talked to some of you about some of the strategies I‘ve used to either improve my B language  (that do not imply packing and moving to a new country!), so here’s a recap:

 

  • Read out loud – the amount of structures your brain will start to retain will amaze you, just be mindful when you do it and decide whether you are reading to practice your production, your vocabulary, or something else.
  • TedTalks: They are particularly useful if you are working on your retour into EN because you can listen and read at the same time. Some of them have transcripts and good subtitles. My recommendation is to memorize little bits of a talk/speaker you like and to add on to it. Copy everything they do: volume, intonation, pauses. Not only will you be improving your use of English, but also your vocal variety and pronunciation. Your memory will also get its vitamins!
  • I mentioned InterpretimeBank to some of you given the importance of deliberate practicing year round. For the time being, Interpretimebank is a G+ Community that you can join  to find people to continue practicing. It does not replace live practice, but it certainly sorts out the problem of time and space. Through this platform you can be listened by another professional interpreter, and it also gives you the opportunity to meet people all over the world, year round.

To read more about WISE, you can visit:

Workshop on Interpreting Skills Exchange: WISE

WISE Bruselas 2015 or WITNB

 

Time management for new and overenthusiastic freelancers

When I finished my Master’s in Conference Interpreting, I got to hear from trainers and fellow interpreters one seemingly crucial message: make yourself known and gain experience.

Suddenly I was plucked out of student mode and had to send out a daily dose of résumés to potential employers and actively participate in different activities to branch out my network. In the meantime, I had to keep reading the press to stay on top of current affairs and my working languages, practice interpreting techniques to make sure I would be ready when my first contract came along. In the meantime I had to get a side job to pay the bills, register as self-employed (and learned the basics about accounting, budgeting and tax obligations), start traveling (with it’s planning implications ), and of course you I had to try and keep a healthy lifestyle and active social life.

Although none of this was new to me, given my past experience in calendar management, my  enthusiasm and motivation sometimes made me feel overstretched. At the end of the day I was feeling exhausted and unproductive because I wasn’t getting important things done. So I went back to some basic concepts I learned as an office manager and found the following 5 tips to be the most helpful:

5

1. Prioritize until it hurts. We have lots of things to do and we love to do them all, but there comes a crucial time that we must learn to say NO. Setting limits is difficult, especially when we must apply them to ourselves, but it will be worth it in the end. A good idea is to write down all the things you have to do and look at them with a critical eye. Decide which ones are important and urgent, important but not urgent, not important but urgent, and not important and not urgent.Then you will know what to do first and what can wait without you getting a nagging feeling of guilt for the things you haven’t yet done.

1

2. To-do lists. Writing what you have to do or want to do is a great way to visually asses what needs to be prioritized, not to mention how gratifying it is to get it done and cross out. A great tip I got from a PA once was to write absolutely everything in one place. Keeping a list on my phone and a different one on a notebook, and yet another one on my desk has led to avoidable chaos before. You’ll save time and mental energy keeping your lists together and knowing that you won’t forget about anything important because you already wrote it down.

One more thing about to-do-lists: I have learned from experience that if my daily list has more than 5 items, they will not get done (see tip 1).

2

3. Networking events: yes, you must also prioritize. In order to expand my list of contacts and make a name for myself I started looking in places like Internations.org, Alumni or trade associations, LinkedIn, Start-up incubators and Meetup. After a couple of months I was overwhelmed and couldn’t really keep up my professional skills, my digital marketing strategy, and my personal life if I was to keep attending all these events. So what did I do? That’s right, prioritize.

After a couple of tries, you get the hang of filtering which events are going to help your career and which ones are just not worth your time.

3

4. If it’s not it my calendar I’m in trouble. From my time as an office manager I developed the habit of writing down all the trips, phone calls, classes and meetings in my calendar immediately. I suggest using colors and using labels to make it more visual and easier to decipher at a glance. It seems that it will take an enormous amount of time right away, but believe me, when work starts to pile up, you’ll be happy to have a system you can rely on. If you have signed up for an interpreters’ calendar or secretariat, I can’t stress enough the importance of updating it right away. Imagine the impression you’ll give if a recruiter sees that you are available, but you really aren’t. One of your priorities as a freelance interpreter should be to keep your calendars up to date!

4

5.) For the procrastinators: Time it. If your procrastinating game is so strong that it has overpowered your motivation, to-do list and your amazing calendar management skills, I have one more tip for you. Time yourself. Imagine you have to set time aside to send a quote to client. It is not urgent but you know it is important. For whatever reason, you can’t muster up the courage to do it because you know it will eat up a whole afternoon. Instead of committing to an entire afternoon, commit to a short session of say, 35 minutes.Indeed, it is not a long time, but if you set a timer, an alarm will tell you when to stop. At that point, two things can happen: either you will have the ball rolling and won’t want to stop, or you will stop, but at least you have some work done and you will have broken the procrastination cycle.

My favorite time tracking tools are Toggle, Tracking Time, and the good old stopwatch on my smartphone.

I hope you have found these tips to be useful, remember: Prioritize everything, from to-do lists to goals to networking, know thy calendar and if all that seems too intimidating, set a timer.

 

Los números de 2015

Los duendes de las estadísticas de WordPress.com prepararon un informe sobre el año 2015 de este blog.

Aquí hay un extracto:

Un tren subterráneo de la ciudad de Nueva York transporta 1.200 personas. Este blog fue visto alrededor de 5.700 veces en 2015. Si fuera un tren de NY, le tomaría cerca de 5 viajes transportar tantas personas.

Haz click para ver el reporte completo.